Wirtualny świat w firmach

Dorota Święcka, szefowa marketingu w polskim oddziale globalnej firmy doradczej Hay Group, co najmniej raz w miesiącu uczestniczy w wewnętrznych webinarach, czyli internetowych prezentacjach. Webinary zastąpiły część wyjazdowych konferencji, które jeszcze przed kilkoma laty grupa organizowała kilka razy w roku.

Od czasu niedawnego kryzysu finansowego, który skłonił większość globalnych firm do ograniczenia wydatków na służbowe podróże, także w Hay Group wewnętrzne międzynarodowe spotkania i szkoleniowe wyjazdy konsultantów są już dużo rzadsze.

– Mamy wykupioną w ramach grupy internetową platformę do prowadzenia webinarów i telekonferencji, dzięki której dowolna liczba osób może uczestniczyć w prezentacji, siedząc przy własnym biurku – mówi Dorota Święcka.

Pomógł wulkan

Podobne rozwiązania stosują dziś prawie wszystkie międzynarodowe firmy – głównie ze względu na koszty. Jednak liczy się też argument wygody i czasu, przywoływany często po wybuchu islandzkiego wulkanu, który tej wiosny sparaliżował przestrzeń powietrzną nad Europą. Wirtualną komunikację doceniły wówczas nawet firmy, które z niej wcześniej nie korzystały.

78 proc. firm zwiększyło wykorzystanie mediów elektronicznych w komunikacji wewnętrznej (wg Watson Wyatt)

– Popyt na nasze usługi wideokonferencyjne wzrósł wtedy ponadpięciokrotnie, przy czym 90 proc. użytkowników to byli nowi klienci – podkreśla Garry Gürtler, dyrektor generalny ds. Europy Środkowo-Wschodniej w firmie Regus, która prowadzi centra usług biznesowych, wynajmując m.in. sale do wideokonferencji. To dobre rozwiązanie dla małych firm albo tych, które sporadycznie korzystają z takiej formy komunikacji.

Jednak większość globalnych korporacji inwestuje we własne wewnętrzne systemy. Tak jest np. w spółce hutniczej ArcelorMittal Poland, gdzie w formie wideokonferencji odbywają się m.in. posiedzenia rady nadzorczej i zarządu.

Sylwia Winiarek, rzeczniczka spółki, podkreśla, że także w wielu działach tele- i wideokonferencje są już codzienną praktyką; pracownicy działów HR, komunikacji i zakupów w ten sposób kontaktują się ze swoimi odpowiednikami w innych zakładach grupy na całym świecie.

Na pytanie o zalety wirtualnej komunikacji nasi rozmówcy zgodnie odpowiadają, że decydujące są pieniądze.

Taniej i szybciej

– To gigantycznie obniża koszty – podkreśla Krzysztof Inglot z agencji zatrudnienia Work Ser-vice, która od marca stosuje wideokonferencje w rekrutacjach pracowników delegowanych za granicę. Firma zainwestowała w platformę internetową do trójstronnych spotkań online i teraz zamiast wysyłać kandydatów na rozmowy kwalifikacyjne do Rosji czy Niemiec, zaprasza ich na wideokonferencję z rekruterem i pracodawcą, który wcześniej dostaje profil i wyniki testów potencjalnych pracowników.

Ale wirtualna komunikacja ma też inne atuty. – Prócz mniejszych kosztów podróży liczą się dodatkowe korzyści, jak ochrona środowiska, większy komfort pracy i oszczędność czasu – podkreśla Wojciech Tomczak, rzecznik Unilever Poland. Od lutego w głównym biurze spółki działa system Telepresence, który pozwala na prowadzenie spotkań wideo z kilkoma biurami firmy równocześnie. Korzyści finansowe są spore, bo przez pierwszych kilka miesięcy udało się zaoszczędzić wydatki na kilkadziesiąt lotów – w skali koncernu spotkania Telepresence zastępują setki podróży służbowych miesięcznie.

W polskim oddziale Microsoft, który od zeszłego roku znacząco ograniczył służbowe podróże na rzecz wirtualnych spotkań (w czym pomaga firmowa aplikacja Live Meeting) oszczędności sięgają kilkudziesięciu procent- ocenia Joanna Frąckowiak, menedżer PR. – Ale liczy się też czas; wirtualna komunikacja ułatwia utrzymanie równowagi między pracą a życiem prywatnym .

– Jest szybko, sprawnie, krótko i na temat – chwali wirtualne spotkania Grażyna Rzehak, dyrektor HR i członek zarządu Unilever Polska i kraje bałtyckie.

Twarzą w twarz

Według badań firmy doradczej RR Communication Consulting już co czwarta z polskich firm informuje pracowników o swej sytuacji za pośrednictwem mejli, a co piąta robi to przez intranet, czyli wewnętrzną sieć komputerową. Co prawda nadal 57 proc. firm stawia na bezpośrednie spotkania, ale wirtualna komunikacja zdobywa coraz większy udział w firmowych. To także efekt zmian pokoleniowych; dla 20- i 30-latków, którzy kontaktują się ze znajomymi na Facebooku i Twitterze, mejle i intranet są naturalnym wyborem.

Roman Rostek, szef firmy RR Communication Consulting, nie obawia się jednak, by wirtualne konferencje wyparły kontakty twarzą w twarz; nawet jeśli faktycznie w 80 proc. przypadków tele- czy wideokonferencja jest korzyścią dla wszystkich, to w pozostałych 20 proc. sytuacji niezbędne są bezpośrednie spotkania. Te ostatnie są niezastąpione przy negocjacji trudnych spraw, kontraktów albo przy kierowaniu zespołami ludzi; np. wizyta głównego szefa w oddziale firmy jest bardzo ważnym komunikatem dla pracowników.

– W przypadku zarządzania zespołem bardzo ważne są kontakt osobisty i regularne spotkania twarzą w twarz – podkreśla dyrektor Rzehak. Zdaniem Doroty Święckiej przy wirtualnych kontaktach nie da się nawiązać relacji, które potem ułatwiają codzienną współpracę w ramach firmy; do tego są niezbędne bezpośrednie spotkania.

Roman Rostek zwraca uwagę, że nawet wideokonferencje z najlepszą jakością połączeń dają dużo mniejsze możliwości oddziaływania na odbiorcę. Nie ma tu miejsca na drobne gesty, które czasem jest tak ważne w budowaniu atmosfery rozmów. – Gdy przychodzę na spotkanie do klienta, to już samo wejście na recepcję czy sposób, w jaki szef zwraca się do asystentki, daje mi sporo informacji o firmie – dodaje szef RR CC.

O znaczeniu takich informacji mówi też Patrick de Maeseneire, dyrektor generalny grupy Adecco, największej w świecie agencji zatrudnienia Adecco, któremu podróże służbowe zajmują w sumie kilka miesięcy w roku. Nie zamierza rezygnować z wizyt w oddziałach firmy, twierdząc, że to świetny sposób, by ocenić kondycję biznesu. – Jeśli widzę, że ludzie się uśmiechają, są pełni zapału, to wiem, że jest dobrze, jeszcze zanim przejrzę raporty finansowe – mówi szef Adecco.

masz pytanie, wyślij e-mail do autorki

a.blaszczak@rp.pl