NOWA INSTRUKCJA KANCELARYJNA - nowe przepisy wykonawcze do ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

mazowieckie, Warszawa

Data szkolenia: 2011-06-08

Opis szkolenia:

Cele szkolenia:
* przygotowanie jednostki do wprowadzenia nowych przepisów zarządzania dokumentacją
w jednostkach administracji publicznej
* nabycie praktycznych umiejętności i niezbędnej wiedzy w zakresie właściwego postępowania
z dokumentacją, organizowania i nadzorowania właściwego obiegu w ramach czynności kancelaryjno-biurowych w oparciu o nowe uregulowania w tym zakresie


Szkolenie skierowane jest do:
* pracowników organów gminy i związków międzygminnych, powiatów, samorządu województwa
* pracowników jednostek podległych tym organom
* pracowników organów zespolonej administracji rządowej w województwie
* pracowników urzędów obsługujących te organy

w szczególności:

* kierowników podmiotów
* pracowników kancelarii
* pracowników administracyjnych
* archiwistów


Podczas zajęć wykorzystywane są następujące techniki:
* Krótkie wykłady - będące elementem wprowadzenia w omawiane zagadnienia
* Burze mózgów
* Praca w zespołach - rozwiązywanie zadań problemowych, case study, wspólne poszukiwanie nowych możliwych rozwiązań
* Modelowanie - przedstawianie propozycji specyficznych zachowań
* Dyskusje grupowe - omawianie wyników poszczególnych ćwiczeń
Zajęcia prowadzone są w małych, kameralnych grupach.

Program szkolenia warsztatowego obejmuje następujące zagadnienia:
PODSTAWy PRAWNE POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTACJĄ
* Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach („Konstytucja archiwalna”)
* Rozporządzenie wykonawcze Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
* zakres przedmiotowy i podmiotowy obowiązywania
* zmiany w definIcje pojęć
* jakie przyjęto ogólne założenia dotyczące budowy wykazu akt?
* jakie można stosować systemy prowadzenia archiwizacji?
* tradycyjny
* elektroniczny
* jak postępować z dokumentacją w przypadku ustania działalności podmiotu lub komórki organizacyjnej?
* jak postępować z dokumentacją spraw niezakończonych przed wprowadzeniem nowych wykazów akt w jednostce (spraw rozpoczętych przed wejściem w życie rozporządzenia)?
* jak należy postępować z dokumentacją spraw niezakończonych przed wdrożeniem do stosowania sytemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w jednostce?

NOWA INSTRUKCJA KANCELARYJNA
* Przepisy ogólne
* kto ma prowadzić nadzór nad stosowaniem przepisów kancelaryjnych w jednostce?
* jakie nowe zadania stawiane są archiwistom zakładowym?
* na co zwrócić uwagę w nowych definicjach pojęć?
* jaki system kancelaryjny ma być stosowany?
* jaki podział dokumentacji wprowadza nowa instrukcja kancelaryjna?
* jak postępować z dokumentacją tworząca akta sprawy ?
* co zrobić z dokumentacją nie tworzącą akt sprawy?
* jakie zmiany wprowadza nowa instrukcja kancelaryjna przy nadawaniu znaku sprawy?
* elementy obowiązkowe
* kolejność elementów
* separatory w znaku spraw
* jakie są nowe uregulowania dotyczące spraw prowadzonych lub załatwianych przez kilka komórek?
* jaką strukturę meta danych wymagają przepisy?

Uczestnicy w sposób praktyczny przećwiczą nabytą wiedzę, m.in. wskażą różnice w definicjach, określą systemy kancelaryjne,
dokonają podziału dokumentacji na tworzącą/nie tworzącą akta spraw, dokonają znakowania różnych spraw wg nowych zasad, określą także miejsca prowadzenia akt spraw w różnych systemach prowadzenia dokumentacji.

* Czynności kancelaryjne w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)
* kto może być użytkownikiem systemu?
* jakie są zadania punktu kancelaryjnego?
* potwierdzenia otrzymania
* rejestracja
* nadawanie identyfikatora
* kontrola przesyłek
* jak postępować z przesyłkami tradycyjnymi (na papierze)?
* kontrola zawartości
* naniesienie identyfikatora
* wykonywanie odwzorowań cyfrowych
* jak postępować z przesyłkami przekazanymi pocztą elektroniczną?
* selekcja przesyłek
* dokonywanie podziału przesyłek
* rejestracja w systemie
* jak postępować z przesyłkami przekazanymi na elektroniczną skrzynkę podawczą (ESP)?
* jak postępować z przesyłkami przekazanymi na informatycznym nośniku danych?
* jak dokonywać rozdzielenia przesyłek?
* co to składy chronologiczne i informatyczne?
* zasady funkcjonowania składów
* dokumentowanie korzystania
* kopiowanie wyjmowanej dokumentacji
* kto jest uprawniony do przyjmowania przesyłek?
* kto dokonuje dekretacji?
* gdzie i jak należy dekretować przesyłki?
* jak prowadzić spis spraw?
* forma spisu
* zawartość spisu spraw
* czym są raporty założonych spraw?
* jak dokumentować w EZD załatwienie sprawy ustnie?
* jakie są zasady przygotowywania projektów pism oraz ich akceptacji?
* jakie są sposoby wysyłania pism i jak są one podpisywane?
* kiedy i jak należy przekazywać sprawy zakończone do archiwum zakładowego?

W ramach tego bloku Uczestnicy będą mieli za zadanie zgodnie z zasadami systemu EZD m.in. dokonać wstępnych czynności kancelaryjnych,
określić postępowanie z dokumentami wpływającymi do jednostki w różnych postaciach, dokonać podziału dokumentów na składy chronologiczne i informatyczne,

* Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym
* jakie są zadania punktu kancelaryjnego?
* potwierdzenia otrzymania
* rejestracja
* nadawanie identyfikatora
* kontrola przesyłek
* jak postępować z przesyłkami tradycyjnymi (na papierze)?
* jak postępować z przesyłkami w postaci elektronicznej?
* poczta elektroniczna
* elektroniczna skrzynka podawcza (ESP)
* informatyczne nośniki danych
* jak dokonywać rozdzielenia przesyłek w systemie tradycyjnym?
* jak dokonywać dekretacji przesyłek?
* jak prowadzić spis spraw w systemie tradycyjnym?
* forma spisu
* zawartość spisu spraw
* kiedy i jak zakładać teczki aktowe?
* co zrobić w przypadku wysyłania pism w postaci elektronicznej?
* kiedy i jak należy przekazywać sprawy zakończone do archiwum zakładowego?

W ramach tego bloku Uczestnicy otrzymają zadania, które będą często powtórką z dotychczasowego doświadczenia postępowania z dokumentacją w jednostkach,
jednakże wśród nich ukryte będą drobne aczkolwiek istotne zmiany dla tradycyjnego systemu kancelaryjnego. Celem tych zadań będzie zwrócenie uwagi w sposób praktyczny na wprowadzone zmiany.


INDYWIDUALNE KONSULTACJE Z PROWADZĄCYM

Zajęcia realizowane są w godzinach: 10.00 - 17.00


UWAGA!
Organizujemy również szkolenia zamknięte w siedzibie Zamawiającego lub innym wskazanym miejscu na terenie całego kraju. Celem uzyskania oferty prosimy o kontakt z Koordynatorem Szkoleń.

Miejsce szkolenia
Centrum Szkoleniowe EMPRIZ
ul. Trębacka 3, Warszawa
Centrum zlokalizowane jest w najbardziej prestiżowej części Warszawy, w bliskim sąsiedztwie placu Piłsudskiego oraz Traktu Królewskiego. W sąsiedztwie swoje siedziby mają liczne instytucje państwowe i podmioty prywatne. To również rejon ekskluzywnych hoteli, sklepów i restauracji. Dzięki dogodnemu systemowi transportu miejskiego jest to miejsce doskonale skomunikowane z najważniejszymi punktami miasta. Sąsiedztwo historycznego Ogrodu Saskiego, Teatru Wielkiego - Opery Narodowej i zabytkowej Starówki sprawia, że miejsce to można uznać za kulturalno-biznesowe "serce" stolicy. Mając na uwadze komfort naszych klientów - szkolenia, warsztaty oraz cykliczne kursy realizowane są w klimatyzowanej sali szkoleniowo-konferencyjnej wyposażonej w niezbędny sprzęt audiowizualny.

Trenerzy:
Osoby z wieloletnim doświadczeniem praktycznym z omawianej tematyki.
Szczegółowe opisy prowadzących szkolenie znajdują się w ofercie przesyłanej drogą mailową lub faksową.
Celem otrzymania oferty prosimy skontaktować się z Biurem Obsługi Klienta pod numerem (22) 448 73 70.

Kosz
Koszt uczestnictwa przy zgłoszeniu do 24.05.2011 wynosi: 440,00 zł brutto
Koszt uczestnictwa przy zgłoszeniu po 24.05.2011 wynosi: 490,00 zł brutto

RABATY!!!
Przy zgłoszeniu 2 osób z jednej firmy - rabat 10%
Przy zgłoszeniu 3-4 osób z jednej firmy - rabat 15%
Przy zgłoszeniu 5 osób z jednej firmy - 6 osoba gratis!

Cena obejmuje: realizację programu szkolenia, materiały szkoleniowe, posiłki i napoje serwowane podczas przerw kawowych i obiadowych oraz certyfikat ukończenia szkolenia.
Cena nie obejmuje ewentualnych przejazdów i noclegów.

Organizator:
Grupa EMPRIZ
Warszawa, ul. Trębacka 3
tel. (22) 448 73 70, fax (22) 448 71 70
tel (0) 511 867 452
e-mail: szkolenia@empriz.pl
http://www.empriz.pl