KLUCZOWE UMIEJĘTNOŚCI WSPÓŁCZESNEJ ASYSTENTKI-SEKRETARKI

zachodniopomorskie, Łódź

Data szkolenia: 2012.02.27 - 2012.02.28

Opis szkolenia:

Celem warsztatów jest zdobycie wiedzy oraz nabycie praktycznych umiejętności podnoszących efektywność pracy sekretariatu.
Odpowiemy m.in. na pytania:
• na czym polega efektywne zarządzanie czasem pracy sekretariatu?
• jak poradzić sobie z dokumentacją biurową?
• jakie są zasady skutecznej komunikacji werbalnej oraz niewerbalnej?
- techniki dobrego porozumiewania się z uwzględnieniem postawy asertywnej
• jak umiejętnie radzić sobie w „trudnych sytuacjach\"?
• czym jest etykieta w sekretariacie i jak ją wykorzystywać w pracy zawodowej?

Warsztaty adresujemy do:
• asystentek i sekretarek, które dążą do poprawy efektywności swojej codziennej pracy z przełożonym, działem, klientem zewnętrznym i wewnętrznym w firmie.
Szkolenie zwrócone jest również w kierunku wszystkich Pań, które planują dopiero rozpocząć pracę na stanowisku asystentki, które chciałyby poznać zasady funkcjonowania zorganizowanego i profesjonalnego sekretariatu oraz przećwiczyć podstawowe techniki sprzyjające dobrej organizacji i komunikacji w firmie

Metodyka prowadzenia zajęć:
• szkolenie prowadzone będzie w formie interaktywnych zajęć, co gwarantuje aktywne zaangażowanie uczestników szkolenia
• atrakcyjność zajęć zapewnią liczne przykłady, które stanowić będą punkt wyjścia do omawianych zagadnień
• zajęcia wspomagane prezentacją multimedialną obejmującą tematykę szkolenia
• indywidualne i grupowe dyskusje z trenerem dające możliwość wymiany doświadczeń oraz skonsultowania i rozwiązania konkretnych problemów z Państwa praktyki zawodowej
• mała liczebność grupy gwarantuje miłą atmosferę podczas zajęć oraz maksymalizację efektywności warsztatów.

Program szkolenia obejmuje następujące zagadnienia:

Sekretariat „Wizytówką oraz sercem\" Firmy
* miejsce sekretariatu w strukturze organizacyjnej firmy
* rola sekretariatu w sprawnym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa
* zakres odpowiedzialności i kompetencji osób zarządzającyh sekretariatem-biurem
* wpływ na wizerunek firmy
o tworzenie wizerunki i tożsamości firmy
o kształtowanie zaufania do firmy

Umiejętność zarządzania informacją
* obieg oraz efektywne zarządzanie informacją
* sekretariat jako „centrum informacyjne\" firmy
* źródła pozyskiwania informacji
* zasady udzielania informacji
* zarządzanie dokumentacją firmową

Umiejętność skutecznej komunikacji interpersonalnej
* różnice między przekazywaniem informacji, a interpretacją informacji (nadawanie „na tych samych falach\")
* sposoby zachęcania innych do kontaktu
* dopasowanie kanału komunikacyjnego do rozmówcy
* metody skutecznego informowania czyli słuchanie lub słyszenie
* komunikacja niewerbalna - warsztat
o od czego zależy pozytywne pierwsze wrażenie?
o mowa ciała, mowa gestów
* komunikacja asertywna - trening asertywności
o postawy asertywne, w tym wobec osób uległych i agresywnych
o asertywne zadawanie pytań
o typy zachowań ćwiczenie
o asertywne wyrażanie próśb, opinii i poglądów

Budowanie relacji z Klientem
* kim jest Klient? (Klient wewnętrzny, zewnętrzny, inny?)
* typy osobowości Klientów
* dlaczego warto budować relacje z Klientami?

Rozmowy telefoniczne
* zasady obowiązujące w rozmowie telefonicznej
* znaczenie przygotowania
* najczęstsze błędy

Zarządzanie korespondencją przychodzącą
* prezentacja istniejących systemów organizacji korespondencji przychodzącej
* instrukcja kancelaryjna - jaki stworzyć jednolity system zarządzania dokumentacją przychodzącą w firmie
* metody ewidencjonowania, znakowania i dekretacji korespondencji

Tworzenia korespondencji wychodzącej
* podział tworzonych pism ze względu na ich zawartość i charakter
* graficzne zasady tworzenia dokumentów firmowych
* merytoryczne zasady tworzenia dokumentów z uwzględnieniem specyfiki firmy, treści i przeznaczenia dokumentu
* zasady ewidencjonowania korespondencji wychodzącej
* opracowywanie raportów ze spotkań i służbowych notatek

Etykieta w sekretariacie (Biznesowy Savoir-Vivre)
* budowanie pozytywnego wizerunku własnego oraz firmy
* rola pierwszego wrażenia
* sztuka przyjmowania gości ćwiczenie stół
* wizyta u Klienta, towarzyszenie szefowi ćwiczenie auto
* organizacja spotkań i imprez firmowych

Radzenie sobie z „Trudnymi sytuacjami\"
* czym jest „trudna sytuacja\"
* stres - próba definicji
* zarządzanie własnymi emocjami ćwiczenia relaksacyjne
* gaszenie silnych, negatywnych emocji innych ludzi (Klientów, współpracowników, szefa)
* umiejętności radzenia sobie w sytuacjach problemowych
o zastrzeżeń, obiekcji, krytyki ze strony Klienta
o nawału zadań
o niezrozumienia zadań
o niechęci wykonania zadań
* omówienie przykładowych trudnych sytuacji, w których znaleźli się Uczestnicy szkolenia, próba znalezienia rozwiązań

Planowanie oraz organizacja pracy
* zarządzanie czasem pracy w sekretariacie
o organizacja czasu pracy
o sporządzanie ramowego planu dnia pracy swojego oraz przełożonych
o ustalanie hierarchii ważności zadań, czyli identyfikowanie priorytetów
o rozpoznanie i eliminacja „pożeraczy\" czasu

Warsztat. WERYFIKACJA WŁASNYCH UMIEJĘTNOŚCI UCZESTNIKÓW
Ćwiczenia z nagrywaniem i odtwarzaniem nagrań, pozwalające Uczestnikom zobaczyć samych siebie w różnych symulowanych sytuacjach, w których mają okazję ujawnić się omawiane podczas szkolenia umiejętności.

Zajęcia realizowane są w dwa dni w godzinach:
I dzień - 10.00 - 17.00
II dzień - 9.00 - 16.30

Koszt uczestnictwa przy zgłoszeniu do 20.02.2012 wynosi: 700,00 zł
Koszt uczestnictwa przy zgłoszeniu po 20.02.2012 wynosi: 790,00 zł
RABATY!!!
Przy zgłoszeniu przynajmniej 2 osób z jednej firmy - rabat 10%
Przy zgłoszeniu przynajmniej 4 osób z jednej firmy - rabat 15%
Przy zgłoszeniu przynajmniej 5 osób z jednej firmy - 6 osoba gratis!

Cena obejmuje: realizację programu szkolenia, materiały szkoleniowe, posiłki i napoje serwowane podczas przerw kawowych i obiadowych oraz certyfikat ukończenia szkolenia.
Cena nie obejmuje ewentualnych przejazdów i noclegów Uczestników. Szkolenie objęte stawką podatku VAT - zwolnioną (podana cena jest ceną brutto).
UWAGA!
Organizujemy również szkolenia zamknięte w siedzibie Zamawiającego lub innym wskazanym miejscu na terenie całego kraju.
Cena szkolenia zamkniętego jest indywidualnie ustalana z Klientem - prosimy o kontakt z Działem Szkoleń, który z przyjemnością przygotuje indywidualną ofertę dla Państwa.