Zasady archiwizowania dokumentów w firmie

małopolskie, Kraków

Data szkolenia: 03.04.2011 - 04.03.2011

Opis szkolenia:

MIEJSCE SZKOLENIA:
„Centrum IB” Sp. z o.o. , ul. Św. Filipa 7/8,
31-150 Kraków, tel. (12) 631 55 50, fax.: 632-80-75,

TERMIN SZKOLENIA:
3-4 marzec 2011



1. Podstawy prawne regulujące postępowanie z dokumentacją
* Podstawowe terminy archiwalne
* Struktura dokumentacji w organizacji
* Prawidłowe sporządzanie uchwał, zarządzeń, decyzji i innych aktów normatywnych
* Zasady nadzoru nad dokumentacją
* Narzędzia wspomagające zarządzanie dokumentacją
* Ład dokumentacyjny i ład organizacyjny
2. System zarządzania dokumentacją jako narzędzie wspomagające efektywne funkcjonowanie przedsiębiorstwa
* Budowa systemu zarządzania dokumentacją krok po kroku
* Rodzaje i zasady postępowania z dokumentami występującymi w przedsiębiorstwach
o Dokumentacja związana z zarządzaniem
o Dokumentacja kadrowa
o Dokumentacja finansowo – księgowa
o Dokumentacja handlowa
o Inna dokumentacja w przedsiębiorstwie
o Instrukcja kancelaryjna - tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych
* Zasady obiegu pism
o Tworzenie procedur wewnętrznych - regulaminy i instrukcje
o Ochrona dokumentacji – obowiązki osób odpowiedzialnych za dokumenty.
* Systemy kancelaryjne
o Dziennikowy
o Bezdziennikowy
o Rzeczowy wykaz akt (jednolity/zakładowy; strukturalny /wydziałowy)
o Mieszany
o Komputerowy
* Ćwiczenia w zakresie formowania jednostek kancelaryjnych
* Rola sekretariatu i komórek org. w zarządzaniu korespondencją w firmie
o Charakterystyka i reguły tworzenia korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej
o Zasady rejestracji, znakowania i rozdzielania korespondencji
o Język korespondencji w kontaktach międzynarodowych -Style pism
o Elektroniczny obieg informacji (zarządzanie pocztą elektroniczną)
* Zarządzanie dokumentacją w świetle wymagań norm ISO
3. Zarządzanie dokumentacją w urzędach
* Zasady prawidłowego postępowania z dokumentacją urzędową
* Zasady obiegu dokumentacji w urzędzie gminy w świetle obowiązującej instrukcji kancelaryjnej - część teoretyczna i praktyczna
* Formalne zasady redagowania pism urzędowych
* Postępowanie z dokumentacją w komórkach organizacyjnych
4. Archiwizacja i przechowywanie dokumentów
* Omówienie ustawy dotyczącej archiwizowania akt
* Archiwum zakładowe i składnica akt - zasady pracy, ewidencja dokumentacji
* Sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych
* Tworzenie elektronicznego archiwum dokumentacji
* Warunki i czas przechowywania dokumentów
* Zasady przechowywania dokumentów niearchiwalnych; brakowanie dokumentów
* Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji, likwidacji lub upadłości firmy
5. Ustawa o ochronie danych osobowych
* Omówienie regulacji prawnych dotyczących tworzenia i posługiwania się zbiorami danych osobowych
6. Informacja w pracy biurowej
* Informacja jako krwioobieg firmy
* Gromadzenie i przetwarzanie informacji
* Rola informacji w procesie decyzyjnym
* Odpowiedzialność za wewnętrzny obieg informacji
* Architektura informacji istotą zarządzania dokumentacją
7. Sekretariat wizytówką firmy (standardy obsługi klienta)
* Obowiązki i kompetencje osób zarządzających sekretariatem
* Kreowanie pozytywnego wizerunku firmy (kontakty z mediami)
* Biznesowy savoir vivre
* Organizacja i obsługa zebrań, narad i konferencji. Organizacja wyjazdów służbowych
* Asertywny styl komunikacji w kontakcie z klientem (scenariusze postaw biznesowych)

Zysk ze szkolenia:

Uczestnicy szkolenia zostaną kompleksowo przygotowani do zaprojektowania i wdrożenia systemu zarządzania dokumentacją w przedsiębiorstwie. Będą potrafili przygotować i wcielić w praktykę organizacyjną przepisy kancelaryjne i archiwalne, zakładać i prowadzić teczki akt spraw oraz obsługiwać kancelarie i sekretariaty.

Koszt uczestnictwa: zakwaterowanie, wyżywienie, materiały szkoleniowe - 1350 zł brutto

Cena obejmuje: szkolenie, materiały pomocnicze, noclegi, wyżywienie i imprezy towarzyszące (ognisko lub uroczysta kolacja, zajęcia plenerowe, trening lub wycieczka). Zakwaterowanie w pokojach 2-osobowych z pełnym węzłem sanitarnym i telewizorem w komfortowym ośrodku (dopłata za pokój 1-osobowy - 300 zł).

Ilość miejsc ograniczona. O przyjęciu decyduje kolejność zgłoszeń.
Warunkiem uczestnictwa jest przesłanie karty zgłoszenia (poczta, fax, e-mail) oraz dokonanie wpłaty na konto organizatora. Przyjęcie zgłoszenia potwierdzamy podając harmonogram oraz pozostałe informacje.

Udział min. 2 osób z jednej firmy gwarantuje obniżenie kosztów o 100 zł od osoby.

Zobacz też pozostałe kursy i szkolenia w kategorii: Administracja, Biuro